Tips voor het onthaal van nieuwe leerlingen en hun ouders

Bereid je voor op de inschrijvingen van nieuwe leerlingen. Betrek ouders van bij het begin, ze zijn een belangrijke partner in de schoolloopbaan van hun kind. Met een goede eerste indruk en duidelijke informatie maak je een positieve start voor de leerling, de ouders en de school.

Maak tijd voor nieuwe leerlingen en hun ouders

Een eerste stap is de administratieve inschrijving (vaak na een digitale aanmelding). Nodig daarna nieuwe leerlingen en hun ouders uit voor een intake- of kennismakingsgesprek.

Heb oog voor drempels als je een kennismakingsgesprek plant. Die kunnen van allerlei aard zijn: de verplaatsing naar de school, niet vertrouwd zijn met de werking of taal als drempel.

Begrijpen en spreken de ouders nog niet zo veel Nederlands? Check of er een toeleider, brugfiguur of tolk kan meekomen. Je kan je informeren bij de ouder zelf, bij het lokaal bestuur of bij het CLB.

Voer een aangenaam intake- of kennismakingsgesprek

Toon interesse in de leerling en de ouder(s). Leer ze kennen en luister naar ze.

Probeer zo veel mogelijk te weten te komen over de leerling en de ouder(s). Het hoeft niet altijd via een klassiek gesprek, het kan ook op een speelse manier. Heb je daar niet altijd de tijd voor? Dan kan je vooraf eventueel een opdracht meegeven of de ouder en de leerling ter plaatse een opdracht geven.

Je kan eventueel ook een rondleiding geven in de school.

Geef duidelijke informatie mee

Overlaad een nieuwe leerling en zijn ouders niet met een stapel papier. Geef gerichte informatie mee die toegankelijk is of toon waar ze online informatie vinden.

Bundel belangrijke praktische informatie voor ouders in 1 fiche. Op die fiche staan de belangrijke data van het schooljaar (bv. oudercontacten, infomomenten die ze niet mogen missen) en waar ze terecht kunnen met al hun vragen.

Overloop de informatie en geef uitleg. Het is belangrijk dat ze weten welke informatie ze krijgen en wat ze ermee moeten doen.

Spreek verwachtingen uit

Een goede relatie tussen school, leerling en ouders start met het communiceren van afspraken en verwachtingen. Die vind je meestal in een schoolreglement. Dat is soms een uitgebreid document met veel informatie. Heb je ook een samenvatting die wat luchtiger is en eventueel visueel ondersteund? Zo is je reglement toegankelijk voor elke ouder. Je kan het reglement ook overlopen en de essentie benoemen.

Bekijk een stukje uit een schoolreglement nl. ‘engagement school – ouder’ in duidelijke taal.

Verken samen het digitale platform

Toon Smartschool of een ander platform dat je gebruikt aan leerlingen en hun ouders. Wijs ouders de weg in hoe en waar ze de schoolloopbaan van hun kind kunnen opvolgen.

Je kan leerlingen en ouders eventueel voorstellen om het samen te installeren op hun telefoon. Zeg ook wanneer er op je school een infomoment over plaatsvindt. Herhaling werkt.

Praat over de schooltaal en de thuistaal

Toon interesse in de thuistaal of -talen en in de kennis van andere talen van de leerling en zijn ouder(s). Meertalig zijn is positief. Heb respect voor elke thuistaal.

Geef aan dat het Nederlands de schooltaal is. Stimuleer dat de leerling ook buiten de school met het Nederlands in contact komt en geef tips of informatie (vrijetijdsactiviteiten voor tieners, de bib, Nederlandstalige televisieprogramma’s …).

Informeer naar de kennis van het Nederlands bij ouders en spreek het belang hiervan uit om de schoolloopbaan van hun kind te volgen. Begrijpen en spreken ouders nog niet veel Nederlands? Geef informatie en verwijs ouders door. Lees meer.

Sluit positief af

Geef informatie mee: wie is wie, met een foto, de functie en contactinfo van het schoolteam waarmee de leerling en de ouder in contact kunnen komen.

Check of alles duidelijk is en of ze nog vragen hebben.

Blik vooruit naar de volgende belangrijke momenten: de eerste schooldag, een moment of uitstap voor nieuwe leerlingen, een infoavond voor ouders, een eerste oudercontact … Geef een kalender mee met de data waarop je ouders tijdens het schooljaar verwacht.

Bedank de leerling en zijn ouders voor de tijd en het gesprek.