Tips voor inschrijven en warm onthaal
Een eerste indruk bepaalt of je je ergens welkom voelt. Investeren in een warm onthaal zorgt er niet alleen voor dat kinderen en hun ouders vlot hun weg vinden naar/binnen de werking. Het zorgt ook voor meer structuur en duidelijkheid. Als organisator of begeleider speel jij daarin een grote rol.
Investeer in een laagdrempelige inschrijfprocedure
- Organiseer een inschrijfmoment, infoavond, ouderdag of huisbezoek.
- Zorg voor verschillende mogelijkheden om in te schrijven (ter plaatse, digitaal). Help ouders die het moeilijk hebben met het invullen van documenten.
- Selecteer informatie die op dat moment belangrijk is voor de ouders. Vat samen op een flyer of brief.
- Maak duidelijk bij wie en hoe ouders meer informatie kunnen krijgen.
- Communiceer waarden en normen.
- Check of er nog vragen zijn.
Neem een vlotte start
- Stel jezelf voor aan de kinderen en ouders en maak kennis.
- Geef kinderen en ouders een rondleiding. Zo zien ouders waar hun kind verblijft, met welk materiaal het speelt ...
- Laat deelnemers zich kort voorstellen bij de start van de activiteit.
Creëer een veilige sfeer
- Geef een glimlach, maak oogcontact en stel ouders en kinderen op hun gemak.
- Visualisatie zorgt voor meer duidelijkheid en voorspelbaarheid. Het maakt kinderen en ouders zelfstandiger en geeft een comfortabel gevoel.
- Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt.
- De kinderen zijn je doelgroep, maar maak ook tijd voor ouders.
Investeer in persoonlijk contact
- Spreek kinderen en hun ouders individueel aan.
- Communiceer met kinderen op hun ooghoogte.
- Informeer ouders niet enkel, betrek ze ook. Laat hen, als brugfiguur, een rol opnemen in het onthaal van nieuwe deelnemers.
- Investeer in sfeer en gezelligheid voor én met ouders.
- Neem na de activiteit afscheid van de kinderen, begroet ouders en ga na of ze terugkomen.
- Maak afspraken als kinderen vaak alleen aankomen of naar huis gaan.
Communiceer wat je verwacht
- Beschrijf de taken die je van een ouder verwacht en vermijd een algemene oproep.
- Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt waar kinderen en ouders terechtkunnen met hun verwachtingen (bijvoorbeeld een ideeënbus, feedbackmoment voor ouders ...)
- Heb oog voor drempels, hou rekening met ieders mogelijkheden en oordeel niet.
- Ga na of de ouder je communicatie ontvangt en kan lezen. Niet elke ouder gebruikt een e-mailadres of is bijvoorbeeld actief op Facebook of WhatsApp .